Modaliteiten facturatie aan gemeente/OCMW Oostrozebeke

Modaliteiten facturatie aan gemeente/OCMW Oostrozebeke 

1/ Algemeen:

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om B2Bfacturen elektronisch uit te wisselen via het PEPPOL-netwerk.

Wat is een e-factuur? 

Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste 
structuur. De e-facturen worden uitgewisseld via PEPPOL (Pan-European Public 
Procurement Online). Dit is een gesloten netwerk waarmee o.a. facturen veilig verstuurd 
kunnen worden.

Ter info: PDF-facturen zijn niet automatisch te verwerken. Daarom zijn PDF-facturen niet 
hetzelfde als e-facturen!

Om een regelmatige factuur te hebben graag volgende gegevens vermelden op facturen:

• Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. btw verlegd, kleine onderneming, 
  vrijstelling o.b.v. art.44)
• BTW nummer van de verkoper
• BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten 
• IBAN nummer van de verkoper
• Indien er geen bestelbon ontvangen is kan in principe niet gefactureerd worden 
  door de leverancier tenzij er een overheidsopdracht of contract aanwezig is.
• Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld “orderreference” of “POnummer” en de contactpersoon van de dienst via het veld "orderreference".
• Indien het gaat om een overheidsopdracht, vermeld het besteknummer via het 
  veld "orderreference" of "PO-nummer"
• Duidelijke omschrijving aangevuld met de originele factuur in pdf of een bijlage in 
  pdf met vermelding van datum en plaats van dienst/levering
• Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur 

-> Welke vermeldingen moeten standaard opgenomen worden op uw factuur: 

Correct factureren | UNIZO

Nog enkele aandachtspunten: 

• Regelmatige facturen voor niet-geprotesteerde prestaties zijn betaalbaar op 30 
  dagen na ontvangst van de factuur. Wanneer een overheidsopdracht met bestek 
  van toepassing is, primeren de betalingsmodaliteiten zoals bepaald in het 
  bestek.
• De gemeente is gedeeltelijk btw-plichtig en valt ook onder de btw-wetgeving. Dat 
  betekent dat alle facturen dienen opgemaakt te worden conform de btw-regelgeving. Indien u in opdracht van de gemeente, onroerende werkzaamheden 
  uitvoert welke onder toepassing van de regelgeving 'btw te voldoen door 
  medecontractant' valt, dient de factuur ook in die zin opgemaakt te worden: netto 
  factuur zonder btw met vermelding 'btw verlegd'.
• Werkzaamheden in opdracht van het OCMW zijn niet onderworpen aan de btw-regelgeving. Het woonzorgcentrum Rozenberg is een gebouw voor bewoning en 
  ouder dan 10 jaar, dit betekent dat alle werken in onroerende staat onderworpen 
  zijn aan 6% btw.
• Voorschotten worden uitsluitend betaald op basis van een correct opgemaakte 
  (voorschot)factuur. 

De facturen moeten via PEPPOL gericht zijn aan:

Voor de gemeente: 

Gemeentebestuur Oostrozebeke 
Ernest Brengierstraat 6 
8780 Oostrozebeke 
Btw-nummer BE 0207 436 676
Voor het OCMW: 
OCMW Oostrozebeke 
Ernest Brengierstraat 6 
8780 Oostrozebeke 
Ondernemingsnummer: 0212 205 415

2/ Uitzonderingen:

Een factuur per e-mail kan alleen in uitzonderlijke gevallen. 
Je dient aan een van onderstaande voorwaarden te voldoen:

- Je bent niet btw-plichtig: particulieren, feitelijke verenigingen, rechtspersonen 
zonder btw-nummer 
- Je bent vrijgesteld volgens artikel 44 van het btw-wetboek 
- Je factureert buiten een overheidsopdracht (huren, taksen, belastingen, dokters) 
- Je bent een buitenlandse leverancier die buiten het peppol-netwerk valt. 

Kom je in aanmerking voor de uitzondering?

Voor de gemeente kunt u facturen sturen naar: gemeentefacturen@oostrozebeke.be
Voor het OCMW kunt u facturen sturen naar: ocmwfacturen@oostrozebeke.be
Alle herinneringen worden verstuurd naar financien@oostrozebeke.be

3/ Richtlijnen voor het versturen van facturen per e-mail:

Indien u onder de uitzondering valt voor het versturen van facturen per e-mail, moet uw 
e-mail aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De factuur moet als bijlage toegevoegd worden in pdf-formaat;
• Ons systeem kan per factuur maar 1 pdf-bestand verwerken, de factuur en 
  eventuele bijlagen moeten dus in 1 pdf-bestand zitten;
• Eén e-mail mag wel meerdere pdf-bestanden (en dus facturen) bevatten;
• Ons systeem kan geen linken in e-mails verwerken naar allerlei locaties om 
  facturen op te halen. Daar vloeit dus geen verwerking of betaling uit voort.